EasyCoven - Gestão Dinâmica de Contratos (CLM - Contract Lifecycle Management), Controle e Monitoramento de Covenants e Obrigações Contratuais

A gestão do ciclo de vida de contratos (Contract Lifecycle Management - CLM), baseia-se na utilização da tecnologia de nuvem para auxiliar as equipes jurídicas no processo de acompanhamento de obrigações, renovações, gestão de covenants (financeiros e não financeiros) e conformidade.

A Solução EasyCoven da SIACorp, é uma Plataforma de CLM oferece recursos para uma abordagem proativa de gestão, atribuindo dinamicamente tarefas relacionadas às pessoas ou grupos responsáveis pelos eventos associados a cada cláusula contratual. O EasyCoven efetua o disparo de alertas e notificações, evitando renovações automáticas desfavoráveis ao negócio e eliminando prazos perdidos e erros de pagamento.

O EasyCoven possibilita o cadastramento dos responsáveis por concluir as ações necessárias durante cada fase do ciclo de vida do contrato, reduzindo drasticamente a ocorrência de problemas por falhas humana, garantindo maior conformidade com as leis, e políticas de governança corporativa.

A Gestão dos Contratos Comerciais, sobretudo após a entrada em vigor da Lei Anticorrupção, através do Decreto 8.420/2015, que regulamentou a responsabilização administrativa das empresas e a necessidade de Programas de Integridade consistentes, leva à necessidade de automatização do monitoramento de cláusulas e condições contratuais, a partir da identificação dos diferentes riscos inerentes às atividades requeridas para cumprimento de cada cláusula, incluindo as atividades desenvolvidas por terceiros, como fornecedores, distribuidores, revendedores, representantes e prestadores de serviços, estabelecendo mecanismos de controle para execução destes instrumentos, com foco nas melhores práticas de governança corporativa.

O mau acompanhamento no curso da execução dos contratos podem levar a grandes prejuízos para as Organizações, como multas, penalidades ou até o vencimento antecipado da dívida. Dessa forma, torna-se primordial estabelecer mecanismos internos de controles que sejam eficientes, para o perfeito acompanhamento dos contratos. É fundamental controlar ativamente as responsabilidades das partes envolvidas, os prazos estipulados e as respectivas penalidades, no caso do seu descumprimento, a forma de comunicação e as situações que poderão ensejar o rompimento dos pactos. Faz-se necessário  conhecer e acompanhar os termos do contrato para se evitar que pequenos descumprimentos venham a incorrer em perdas, tanto sob o ponto de vista financeiro – em função da aplicação de multas contratuais ou mesmo do rompimento do contrato.

O estabelecimento de uma gestão de contratos automatizada, com a fixação de mecanismos de controle e a administração das variáveis envolvidas na sua contratação faz com que tais riscos sejam mitigados, imprimindo dinamismo e segurança ao processo de Gestão.

A Solução EasyCoven proporciona grande aumento da produtividade dos profissionais envolvidos no processo de acompanhamento de Covenants e Obrigações, possibilitando o cadastramento de Contratos e Cláusulas contratuais, distribuindo automaticamente as atividades entre colaboradores dos diversos setores da Organização, notificando os responsáveis e seus gestores a respeito da necessidade de atuação e upload de evidências. Conta também com robustas ferramentas de Gestão, incluindo visões no formato de calendário (Outlook) e relatórios sintéticos e analíticos para o acompanhamento detalhado de pendências e controle de SLA.

O EasyCoven automatiza a gestão de Contratos e Cláusulas contratuais, avisando automaticamente aos colaboradores dos diversos departamentos da Organização a respeito da necessidade de atuação nos Covenants e Obrigações sob sua responsabilidade, incluindo recursos voltados para a anexação de evidências . Possibilita também a baixa automática de Covenants Financeiros, através da integração com Sistemas de ERP ou Core Banking.

No caso de não atuação por parte de um Colaborador, o EasyCoven avisa automaticamente seus superiores a respeito do descumprimento, possibilitando a rápida atuação para evitar situações de quebra de contrato. Conta também com relatórios que apresentam visões referentes ao cumprimento de Covenants e Obrigações, tanto em formato matricial como no formato de Calendário, (padrão Outlook). O EasyCoven é especialmente indicado para Operações de Emissão de Dívida e Securitização, possibilitando a atuação pró-ativa dos envolvidos no processo de acompanhamento de Covenants.

O EasyCoven - Sistema de Gestão e Controle de Covenants e Obrigações Contratuais

O Sistema de Gestão de Covenants da SIACorp utiliza técnicas avançadas para gerenciar as cláusulas financeiras e não financeiras dos contratos, eliminando o risco de quebra de Covenants. Dentre os benefícios de sua implantação, destacam-se aspectos como.

• Acompanhamento de Covenants Financeiros e Não Financeiros;
• Atribuição Automática de Atividades aos Responsáveis;
• Aderência à Lei Anticorrupção Decreto 8.420/2015;
• Melhoria no monitoramento de Covenants através de Schedules, Relatórios e Gráficos;
• Redução dos custos de Controle de Conformidade;
• Estabelecimento de políticas de acompanhamento de cláusulas contratuais, sua execução e os mecanismos de controle para evitar surpresas, até a sua conclusão;
• Estabelecimento de graus de criticidade para cada tipo de negócio e prazos para a definição compromissos;
• Tratamento de Cláusulas do tipo Pari Passu, Cross Default, de Retenção e Compensação, Escrow e Comfort Letters ;
• Aplicação a contratos de financiamento, debêntures, derivativos, swaps, credit facility, fiança, seguros e obrigações junto à CVM

Sobre a SIACorp

Atuando desde 1998 na Implementação de Sistemas Integrados de Gerenciamento de Risco, a SIACorp é a Empresa com maior número de projetos de Risk Management implantados no Brasil, em Indústrias de  Instituições Financeiras de Grande, Médio e Pequeno porte. Para saber mais sobre nossos produtos ou agendar uma demonstração, entre em contato conosoco.